Facilities precisa usar melhor a tecnologia que já tem

Estive recentemente em um evento de Facilities na Flórida, nos Estados Unidos. Comparando o estágio do setor no Brasil, com os Estados Unidos, podemos perceber que, em termos de tecnologia, a transformação digital de Facilities já aconteceu. Aqui e no mundo.

Sensores, inteligência artificial, sistemas de gestão, automação e dados de ocupação já fazem parte da realidade de um grande número de empresas. A questão agora é outra: estamos transformando essa tecnologia em melhores decisões e extraindo valor desta transformação? Essa pergunta define onde estamos na escada da relevância que o Facilities vem assumindo, recebendo uma atenção muito maior dentro das organizações. Saímos de “o escritório é um custo fixo a ser reduzido” para “o escritório é um ativo de produtividade cuja ocupação precisa ser medida com evidência auditável, porque dela dependem decisões de portfólio imobiliário, política de trabalho e compliance de ESG”.

Nessa nova abordagem, a tecnologia sai de uma esfera quase puramente operacional e sobe para um patamar estratégico. Quem gerencia espaços influencia custos, segurança, produtividade e a forma como as pessoas trabalham e se relacionam com o ambiente. O escritório deixou de ser apenas um imóvel.

Tornou-se um “produto”, uma tecnologia em si, que pode ser medida, compreendida e continuamente otimizada. Ao mesmo tempo, a pressão sobre os profissionais aumenta. O mais recente Facility Management Pulse Report, da International Facility Management Association (IFMA), em parceria com a Simplar Foundation, ouviu mais de 1,4 mil profissionais em 80 países e registrou +43 no Facility Management Workload Index, em uma escala que vai de -100 a +100. A América Latina está entre as regiões com maior expectativa de aumento da carga de trabalho. Há um detalhe importante: apenas 24% dos respondentes esperam ampliar efetivamente suas equipes.

Uma posição crítica leva, em média, 3,7 meses para ser preenchida, enquanto 37% dos profissionais afirmam ter aumentado o uso de outsourcing. O cenário aponta para uma realidade bastante objetiva: Facilities terá de administrar operações mais complexas sem depender simplesmente da expansão das estruturas. É aqui que a tecnologia ganha outro significado. Durante algum tempo, digitalizar Facilities significou substituir planilhas, organizar reservas, automatizar processos e centralizar informações.

Esse foi um avanço necessário. Mas a próxima etapa é mais sofisticada. É usar dados para entender o comportamento dos espaços, identificar desperdícios, dimensionar recursos e sustentar decisões diante das demais áreas da organização. Ter dados de ocupação, por exemplo, não é o objetivo.

O valor está em saber o que esses dados dizem sobre a operação. Um espaço subutilizado representa uma oportunidade de redução de custo? A configuração do escritório corresponde à maneira como as pessoas realmente trabalham?

É possível reorganizar serviços a partir da demanda real? Que investimentos ainda fazem sentido? Tecnologia sem capacidade de interpretação produz dashboards. Tecnologia combinada com conhecimento produz decisão.

Por isso, acredito que a discussão sobre inovação em Facilities precisa caminhar junto com outra, talvez ainda mais importante: o desenvolvimento dos profissionais do setor. Quanto mais sofisticadas forem as ferramentas, maior será a necessidade de pessoas capazes de entender o negócio, dominar a técnica, interpretar dados e defender suas decisões. Isso também muda a posição de Facilities dentro das empresas. Uma área conquista protagonismo não apenas porque executa bem mas, principalmente, porque consegue demonstrar o impacto daquilo que faz.

Dados ajudam a construir essa linguagem. Permitem transformar percepções sobre o ambiente de trabalho em evidências e conectar decisões sobre espaço, serviços e experiência a resultados concretos da organização. Esse é um movimento que venho defendendo há algum tempo: o protagonismo de Facilities não é concedido. Ele é construído por profissionais que dominam a técnica, sustentam argumentos com dados e ocupam os espaços em que as decisões são tomadas. A inteligência artificial deverá acelerar ainda mais essa transformação.

Mas acredito que precisamos evitar uma leitura simplista de que IA significa retirar pessoas da equação. Seu maior potencial em Facilities está justamente em ampliar a capacidade humana: processar volumes maiores de informação, identificar padrões, automatizar atividades repetitivas e liberar tempo para decisões que exigem contexto e julgamento. O profissional não perde relevância nesse cenário. A régua apenas sobe e talvez esse seja o principal desafio para o Facilities brasileiro nos próximos anos.

Não basta incorporar novas ferramentas. Precisamos elevar, na mesma velocidade, o repertório de quem vai utilizá-las. O futuro do setor será tecnológico, sem dúvida, como em qualquer outro setor. Mas não será definido por quem tiver mais sensores, sistemas ou inteligência artificial.

Será definido por quem souber transformar tecnologia em inteligência, e inteligência em decisão. E essa sim, tomada com julgamento e curadoria humana.