Trocar de aplicativo não organiza a sua vida

Existe um ritual bastante conhecido entre profissionais que trabalham com informação. Começa com a leitura noturna de um comparativo entre aplicativos de notas, passa pela instalação de um candidato promissor, segue por um fim de semana inteiro de exportações, importações e reconstrução de etiquetas, e termina, três ou quatro meses depois, com a mesma desordem instalada em um endereço novo.

O ritual se repete com frequência suficiente para merecer exame. Quem faz as contas dos últimos anos costuma se assustar com o resultado: arquivos exportados em formatos que já não abrem, bases que chegaram com a formatação destruída, estruturas de pastas redesenhadas do zero, tutoriais de configuração assistidos com atenção e assinaturas anuais pagas por ferramentas abandonadas no quarto mês. Somadas, são semanas de trabalho que não produziram uma tarefa de qualidade, uma aula preparada ou um projeto concluído.

A tese deste texto é simples e um pouco desagradável: na maior parte das vezes, trocar de aplicativo não organiza a vida de ninguém. Apenas muda o endereço onde a desordem mora.

Da euforia à frustração

Todo aplicativo novo funciona maravilhosamente bem no início, e a explicação não tem nada de misterioso: ele está vazio. Não há dez anos de recortes acumulados, não há aquela nota de 2017 chamada “ Ideias” não há a pasta “ Diversos” que virou depósito… há uma tela limpa, uma tipografia bonita e a sensação física de recomeço. O equívoco está em confundir essa sensação com produtividade, quando se trata apenas do alívio de olhar para uma superfície sem histórico.

O problema é que a vida não migrou junto. Nos primeiros dias, entram as 3 tarefas que já estavam na cabeça e tudo parece sob controle. Na terceira semana, a caixa de entrada do aplicativo novo acumula 40 itens sem contexto, exatamente como acumulava a do anterior.

Na altura do segundo mês, começa a leitura dos comparativos do próximo.

Observando de fora, o padrão das trocas tem precisão quase cômica.

Primeiro mês: entusiasmo e estrutura impecável.

Segundo mês: as primeiras exceções, aquele item que não cabe em categoria alguma e fica solto na raiz.

Terceiro mês: o acúmulo de registros sem próxima ação definida.

Quarto mês: a sensação de que o aplicativo não é bem o que se precisava.

Quinto mês: a pesquisa pelo substituto.

O problema real: método

A razão da repetição fica evidente quando se olha para aquilo que não mudou. A ferramenta mudou; as decisões, não. Continuam sendo anotados compromissos sem definição do que precisa ser feito, continuam sendo guardados artigos que ninguém pretende ler e continua ausente a distinção entre o que é projeto com prazo e o que é responsabilidade permanente.

Nenhum software resolve isso, porque isso não é um problema de software. É um problema de critério. O que se procura, nessas horas, é clareza — e clareza não vem instalada.

Há um tipo particular de procrastinação que é quase indetectável, porque se parece muito com trabalho. Passar a tarde configurando etiquetas, escolhendo ícones de projeto, testando automações e assistindo a vídeos de gente organizadíssima produz a mesma sensação de dever cumprido que escrever três páginas de atividades. A diferença é que, ao fim do dia, as três páginas existem.

Esse fenômeno é frequentemente chamado de produtividade performática, que se traduz na encenação competente de estar organizando a vida. É agradável, é socialmente respeitável e é uma armadilha, porque não termina nunca. Sempre haverá um aplicativo mais elegante, uma metodologia mais recente e alguém demonstrando um sistema mais engenhoso.

A virada, quando acontece, não tem nada de tecnológico. Consiste em aceitar que as decisões precisam ser tomadas antes da escolha de onde guardá-las.

O GTD (de David Allen) insiste num ponto que costuma ser ignorado por preguiça: tudo o que se captura precisa de uma próxima ação física e visível. “ Artigo da revista” não é tarefa; “ Escrever a seção de método do artigo” é. Enquanto a primeira forma predominar, qualquer lista se converte em depósito de culpa, em qualquer aplicativo.